想找遠端工作卻擔心技能不足?硬體設備之外,這3+1項軟實力讓你更適合從事遠端工作!

文章更新於: 2022-08-07

疫情後時代,全球求才若渴,遠端工作甚至成為部分人才在求職的篩選標準之一。

為什麼希望能遠端工作?遠端工作的好處?<遠距工作真的這麼好?面對這趨勢的挑戰該如何prepare yourself >這一篇分別從企業與員工立場說明了遠端工作的好與壞。

非常多小型網紅分享「在家工作必備神器」,或是「生產裡大增實用好物」。有些企業還會提供在家辦公的初期治裝費,讓員工買螢幕,買升降桌等以滿足人才更彈性的工作模式需求。不過比起硬體設備,遠端工作人才需具備哪些特質,才有機會在這樣的模式中如魚得水呢?

這篇會希望各位更加了解遠端工作在硬體設備之外,需具備的軟實力有哪些,一起來看看各位是不是也是遠端工作人才!

什麼是遠端工作?

最一開始起源可能來自於Telework一詞,那時候是為弱勢團體而生。這樣的工作模式是讓行動不便的工作者,透過網路等通訊方式,也能在家辦公。

另外一個比較新的詞彙:SOHO族(Small Office Home Office),這樣類似外包的工作方式,也是遠端工作的另一種起源形式。這樣看來,早期台灣家庭代工的傳統產業工作形式,廣泛而言也可以算遠端工作的一種喔!

現在遠端工作也會被稱為遠距工作,或是在宅,WFH(英文Work From Home)。不論怎麼稱呼,對凱威來說,遠端工作就是一種新的工作型態。一種對生活能夠擁有較高掌握度的工作模式。

當一個人對於事情的掌握度越高,他就會傾向越快樂!

沒錯!只要跟快樂有關係的,凱威都會很有興趣,所以在蠻早期的時候就對「數位遊牧」「遠端工作」等議題非常有興趣。也在因緣際會下,身為遠端工作者已經邁入第三年了(歡呼!!)

過去凱威這篇文章,<遠距工作真的這麼好?面對這趨勢的挑戰該如何prepare yourself >有提到一些遠距工作的好處與壞處,還不是很清楚什麼是遠端工作的話,可以參考看看!

不過凱威也想先分享幾個對於遠端工作常有的小小迷思,或是說凱威在討論遠端工作時,將它定義的範疇。

・自由工作者不完全等於遠端工作全職者

自由工作者像是獨立接案,設計師或是廣告操手都可以憑藉個人技能,不為特定老闆或任何公司工作。但因為不隸屬於公司,所以收入會是不固定的。相反地,人脈,會是你的重要資產。

我們討論遠端工作的面向會比較像是在一間企業裡,可以執行遠端工作型態的全職者。因為對凱威而言,應該是說在一般的工作模式下,企業多提供了有薪假(Paid leave),彈性工時(Flextime)之外,更多了遠端工作(Remote Work)這個模式的選項。

・遠端工作就可以到處旅行?

只要有網路,有電源。全世界都是你的辦公室!

聽起來很酷對吧?其實這有點太夢幻了,遠端工作可以替你省下大筆時間,也可以讓你更有效率利用時間,但不表示你可以同時工作跟玩樂。要玩也是下班時間才會到別墅前的海灘放鬆吧!不然拿著一台筆電,在沙攤上工作不是會超熱,還要擔心海風吹來筆電進沙(笑)

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遠端工作讓許多不得不在家上班的人們多了一個選擇,更自主的安排工作。而多出來的時間,不一定是到很”遠”的地方旅行,你可以做任何自己喜歡的事情。植栽、閱讀、與家人共度,甚至是吸貓撸狗,任何會讓你快樂的事情。

凱威自身經驗是,當你還沒解決溝通及時間管理的問題,到處工作只會讓你備感壓力。

遠端工作有什麼職缺?

凱威常常會聽到有人問,

「我想要遠端工作,請問有什麼樣的工作適合?」

「那我是不是要去學習相關技能,好讓我可以找到一份可以遠端的工作呢?」

我們先來看看現況,台灣人力網站曾調查遠端職缺最多的產業前三名,第一名是電子科技/ 資訊軟體/ 半導體,這不難想像,本身就是運用科技與網路的產業,在導入遠端工作的過程也相較其他產業容易一些。不過補充一點,半導體或是一些科技代工廠則並非如此,因為會需要輪班看守,一定需要有人現場去對應。

第二名是政治/ 宗教/ 社福,這一類產業職缺凱威稍微查了一下,多半是公家機關或是一些非盈利組織的職缺,蠻多線上文書處理的工作內容,或是短時間兼職性的工作也比較多一些。如果是這樣的話,可接受遠端的職缺應該也會多一些,不過凱威是覺得這類型跟我們要探討的遠端正職不太相同,所以感覺比較不適合做為參考。(如果有理解錯誤還請跟凱威說〜)

回到調查,第三名則是金融投顧/ 保險業,凱威剛好在疫情期間替自己投保,整個過程真的很數位化!保險契約,簽名都是線上解決。保險業務不需要捧著一疊又一疊的紙張到處拜訪,手裡一台ipad就能搞定。由於這些在外面跑的業務,本來就不常進辦公室,所以一定程度上也已經有許多因應的制度去管理員工(手機打卡系統,公司CRM系統app化)這樣看來,這個產業能夠遠端的機會相對更高,也就不難理解了。

不過凱威相信,這些產業只是容易被遠端模式套用,但不代表其他工作就無法遠端喔。

例如會計師有大量書面處理以及企業機密考量,都會希望員工在辦公室,使用封閉網域來確保資安。不過當企業導入雲端系統,活用科技,仍舊有辦法cover掉這些疑慮,讓會計師這樣的職缺能夠在家遠端處理。

再舉一個例子,褓母,就是要到府照顧嬰兒,這無法遠端了吧?其實不然,同樣因為疫情關係,而有了不同發展。因為媽媽也需要在家上班,為了減少與人接觸,無法送小孩去給褓母,也不適合讓褓母到家裡照顧小孩。所以就變成時間一到,褓母會打視訊電話給孩子,唸唸故事書,跟小孩玩遊戲!我們可以看到就連乍看最不適合的工作內容,都遠端化了。褓母的角色從照護轉換到表演陪伴,一樣可以發揮專業,替父母分擔。

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Image from Pexels by ShotPot

所以說與其學習並非自己有興趣或擅長的技能,好讓自己可以從事遠端的職缺;不如檢視自己的專業,思考如何透過新的工作模式—「遠端」去提供價值。以下提供幾個過去凱威使用過的平台,各位可以看看除了國內的求職平台,也可以逛逛國外的來找尋靈感喔!說不定你認為無法遠端的職缺,在國外早已可行。

☑️ We Work Remotely
☑️ Yourator
☑️ CakeResume
☑️ LinkedIn

遠端工作應具備軟實力

現在我們都了解到,不論是什麼樣的工作內容,在未來都是有機會透過遠端的工作模式去作業。這邊凱威想要分享比工作內容更重要的事情,就是要遠端工作,並不是只有旅行,沙灘,自由,有些軟實力或心態或許是我們更應該要去留意的。

既然是遠端工作,表示你要有「帶得走」的技能。新的工作模式賦予我們更多彈性與自由,並非反過來只能整天關在房間或是工作桌上。凱威在進入社會第一年就隨時想著要跳槽(笑)隨時想著今天就算沒有了公司的罩子,自己要怎麼樣才能夠到哪都有能力帶給別人價值。相信也是因為這樣的心態,在現在新的遠端工作模式下,能更快進入狀況,持續貢獻自己的專業。

以下四點是凱威認為最最重要的技能,或是說要遠端工作需要具備的軟實力。希望可以提供給,正在尋找或是有意要做遠端工作的各位參考。即便現在的你還沒有到很厲害,但只要各位的組織是會遠端工作的,那下面這些技能你不變強也難。反之,你將會越來越難適應跟團隊遠距作業,以致於有再厲害的硬實力(專業技能)也都難以發揮。

■溝通與團隊合作

國外各大企業主管接受訪問,提到他們如何定義優秀員工,其中一個特質就看是他加入組織後,多快跟其他人有交流!因為有了交流,就是溝通的第一步,跟愈多關係人有了溝通,表示該員工接下來的合作愈能夠運用更多資源。這樣的員工較能夠在短時間解決涵蓋範圍廣的課題。

優秀員工特質之一,是他加入組織後多快跟其他人有交流。

所以別誤會遠端工作就是一個人在家默默的作業,我們更應該培養在物理性的隔閡下,『有效』的溝通方式。什麼是『有效』溝通?溝通並不是說來回越多交流就是溝通,不是內容多有價值就是好的溝通。有效溝通是指,在有限時間內,你能夠讓對方了解你在說什麼,也能夠明白對方要的是什麼。

①把對方當作什麼都不知道

第一步,要把對方當什麼都不知道。直接看看下面這空調業務與一般消費者的對話紀錄。

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Image from Facebook_JCshare

看似簡單的事情,都可能因為雙方少了有效溝通而變得可好笑,無奈……。但這真的是我們工作上會出現的狀況,不誇張。

即便是在同一個領域,同一個公司裡,都盡量不要以「對方一定知道我們在說什麼」為前提溝通,才能避免後續衍生出溝通力氣與時間的耗費。

「可是這樣不是每一次都是重新來,感覺是更沒有效率。」

最一開始從簡單的核對確認,或是當對方什麼都不知道去陳述時,再透過對方的反應與回饋去做調整,才能夠愈來愈有效率。球場上也會提到默契是要培養的,沒有任何雙方能夠在一開始就有無比默契,一步一步培養出來的默契,其實長久看合作關係也比較不容易被取代或中斷。

②文字整理能力

因為遠端工作最欠缺的就是即時性,不論是時差關係或是大家都會有自己的工作進度規劃。所以在進行溝通時,需要清楚並完整的表達。因為要把對方當作什麼都不知道的前提,同時要避免文章落落長,這時候良好的文字整理能力就很重要。不然為了確認一件事,來回就花上一天,這就不是『有效』溝通了。

我們會聽到一些大老闆會在信件貼上一張照片,加上一句話「為什麼?」,就要我們去理解老闆要表達什麼,他是在生氣還是在詢問。我應該回答問題到什麼程度。
老實說,要不是他是老闆,應該會很頭痛,甚至能避開就避開跟這樣的人溝通對吧?

或是有些同事每次找你,就是聽他說完一整段,還是搞不懂到底要問什麼。只好回他:「抱歉我沒有時間,下次說吧!」
要是另一位同事找你討論事情,總是簡潔將前因後果、利弊與潛在風險,以及答覆期限都交代好,是不是你也比較願意跟這樣的人共事呢?

凱威自己常常利用符號、甚至是emoji來整理文字,短時間讓對方可以判斷是否為急件。這樣的好處是,讓對方可以收到你的訊息不會有過多壓力,讓對方更自主的去安排何時以及如何去回應我。

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左方:未整理文字,讓對方無從判斷緊急程度
右方:善用符號呈現緊急程度
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上方:會議當下隨寫隨記
下方:善用符號整理讓人更願意留意你的內容

另外有些人會提到,適當的問候與較柔軟的表達,也會是有效溝通的要素之一。凱威過去會很認同,但現在抱持中立態度~因為人與人之間本來就蠻複雜的,並非所有人都”吃這套”,或是說擅長這套作法。所以它並非是必要的,但上面兩點卻是非常重要且不論溝通對象是誰,都應該掌握。

反之,當你發現自己已經能夠將上面兩點做好,稱得上是擅長做『有效』溝通的人才,那恭喜你!遠端工作模式會讓你的優秀特質更加突出喔!

■時間管理

時間管理並不是單單把時間管理好,凱威認為時間管理涵蓋以下幾個重要的能力。

①掌握工作內容

在管理時間之前,要知道自己到底有多少工作要完成,以及各項工作完成所需時間。這樣在規劃時,才可以比較準確的安排。如果自己都不知道一天工作中,優先要完成的工作會花上多少時間,就很容易出現忙了一整天該完成的卻來不及著手,要下班才在猛加班的做,這也是蠻多剛進公司的新人常見的問題。

遠端工作模式下,透過自我紀錄與管理,在短時間內找出自己的節奏會讓你獲得更多自由。

在進入新的團隊或是接新任務時,凱威會給自己1〜2週時間去記錄。包括各項任務花費的時間,還有下述提到自己的作息跟生產力。遠端工作模式少了上司緊密的follow up,所以透過自我紀錄與管理,在短時間內找出自己的節奏是很重要的。


②了解自己工作產能有效時間

「對的人要放在對的位置上」這句話也適用在時間管理上。如果我們一直在自己精神最不濟時,進行一些需要高度專注的工作,那肯定原本一小時就能完成的工作會花上更多時間。結果就是常常感到挫折,受情緒影響,工作越做越無力……

與其花力氣對抗,不如先去了解自己的產能有效時間。在精神最好時做提案架構或是難度高的作業;在注意力開始較散的時候,就回覆訊息或重複不需要太多精力的作業。

說是時間管理,其實更貼切的是在管理自身的產能。
該用力時用力,用力也沒有用的時候,就好好放鬆。


③專注力

掌握了工作內容,也紀錄並了解什麼時候要做哪些事情之後,剩下的就是在該時段內保持高度專注。這邊就可以結合番茄工作法。如果不知道什麼是番茄工作法,可以看看以下影片喔!它是一個可以有效改善拖延症,提升自己專注力,以便完成待辦事項的時間管理方法。

凱威是覺得如果你沒有透徹了解一個工具或是理論就胡亂應用的話,可能會感到挫折。所以凱威不是採以下時間間隔循環執行。

25mins作業–>5mins休息–>25mins作業–>5mins休息–>
25mins作業–>5mins休息–>25mins作業–>15mins休息

而是習慣將每項工作設定開始與結束時間,並在完成兩到三個任務後有個較長休息時間。
加上高中的時候,老師曾提過我們的注意力頂多維持70分鐘(現在45分鐘是極限,年輕真好哈哈)所以在規劃的時候,也會把要進行的項目切成最長40分鐘。

要維持高專注力,試著將大任務切成中任務,甚至小任務,讓一天就像不斷的解任務推動著。

■掌握與熟悉線上工具

首先,下面幾個軟體或是工具,各位有聽過嗎?熟悉它們的操作嗎?

☑️ 協作工具:Google Drive、Dropbox
☑️ 筆記軟體:Evernote、Notion
☑️ 通訊軟體:Slack、Zoom、Google Meet
☑️ 專案管理:Trello、Jira
☑️ 線上簽署軟體:Docusign、Adobe Sign

除了基本操作之外,一些應用的功能,以及使用上需要留意的地方,都要掌握。舉例來說,利用Zoom開會時,光是同步畫面這件事情,有人會弄上半天,最後仍無法同步要給客戶看的影片聲音。或是畫面同步出去了,結果LINE不斷跳出令人心驚膽跳的私人內容……又試想,今天廠商線上提案,鏡頭一打開,對方所有人換上統一的主題背景,是不是感覺就很不一樣呢?

客戶要求資料都上傳到Google雲端,但各位知道如何設定權限範圍嗎?帶有複雜函數的檔案線上開啟跟下載後,會有計算誤差各位知道嗎~?如果是要依照該檔案數據作費用結算依據,就應該事先提醒客戶,以免之後因為雙方認知不同而造成糾紛。

這些線上開會的小功夫,切換畫面與同步畫面的禮儀與技巧,老實說目前為止,凱威還沒有看過台灣的廠商或團隊,做好這部分。這些可能不是必要,但當整個組織的工作都遠端化,熟不熟悉這些工具,能夠幫我們大幅提升工作效率,也可以讓對方更感受到我們的專業!

除了對線上工具的熟稔度外,像是個人整理筆記的方式,檔案命名規則等,都可以幫助我們後續減少許多瑣碎時間,提升整體工作效率喔。

■凱威追記:自走能力

隨著近年遠端/遠距工作愈來愈普遍,很多剛要踏入社會的年輕朋友們,都會積極地將自己準備好,嚮往這樣看似自由的工作模式。也因此非常多課程開始教各位如何培養必須的軟實力,不過凱威認為這反而是陷阱!

因為資訊過多反而讓現在的年輕人有個「這些軟實力是可以用學的」錯覺。都說是軟實力了,表示它不是像學生時期一樣可以用授課與講義的方式去習得。所謂軟實力,就是要親身去實作,累積錯誤與成功經驗,才有辦法將這些技能帶著走,這才是軟實力!

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Image from Pexels by Andrea Piacquadio

所以與其花大把銀子線上學,不如將心態建立好之後,直接運用在工作上,才是最快習得軟實力的方式。所以凱威對於即將或剛畢業三年內的學生有個比較不一樣的建議,試著讓自己投身在能夠提供這樣資源與累積經驗的工作環境會是更理想的。(凱威常說,能邊領薪水邊取得帶得走的實力,真的是最好的工作了!)

而正確的心態,以自身經驗來說,就是在職場上「自走的能力」。

凱威待過傳統日商大企業,包括社會禮儀到專業技術的就職前研修非常完整。到職後還會配一個Tutor,每件事情交辦前詳細說明,遇到任何問題可以隨時詢問,做錯了導師跟主管幫你扛,不要錯第二次就好了。除了Tutor之外,還會有位Mentor負責關心你生活上的各種適應狀況,或工作上不太好開口的也能找Mentor聊。那時候工作穩打穩打,但半年過後就開始感到不安,意識到要是哪天離開這間公司的光環,自己還剩下什麼?(也就是沒有帶得走的實力)

所以凱威自己舉手提出作業流程改善提案,主動擔起主力市場的市場分析,並身兼部門安全衛生宣導負責人。而之後才發現,這些工作內容反而成為後來職涯上的武器之一。

之後進到巨型新創網路公司集團,在這裡所有事情就是靠自己問出來,所有資源都在公司網站上找得到。如果因為前一間公司的作法而呆坐在位置上,等著別人跟你介紹,並下指令的話…會很慘。自己找事情做、自己決定半期目標、自己找方法解決、自己提出困難阻礙,你會發現在不知不覺中,學會了如何跟團隊做有效溝通、摸索出提高生產力的軟體工具、有自己的時間管理方式,不知不覺中補強了上述遠端工作所需要的軟實力。

『自分次第』是凱威很喜歡的日文,也是座右銘。所有事情都是看你自己的心態,看你想走到的地方,看你付出的努力。這句話貼切地說明了遠端工作中最重要的軟實力之一。雖然是放在最後一點,不過自走能力說不定是最重要的,它可以幫助我們學得更快學得更多也學得更深刻。

遠端工作所需硬體

工欲善其事,必先利其器。軟實力與心態正確之後,硬體設備也是遠端/遠距工作的準備項目之一喔!隨著遠端工作模式的選擇出現,有些企業甚至會提供一筆遠端工作的設置補貼,讓員工可以將家中的工作區域打造的更適合工作。如果各位有一筆預算的話,下面是整理出來可以讓自己設備升級的硬體項目。

■外接螢幕

一天工作8〜12小時,螢幕大小與舒適肯定會影響到工作效率。很多坐辦公室的人應該也都習慣桌上有個大大的螢幕,不論是要看密密麻麻的報表或是繪圖,有時候將螢幕分成兩個在作業上也能夠更流暢。

外接螢幕的選購方式可以依據工作內容去挑選螢幕大小,解析度,甚至是否能夠旋轉,這邊就不多做說明了。

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Image from Pexels by Elle Hughes

■流暢網路

這點更不用說了,沒有足夠的網速,與部門線上協作,即時上傳下載檔案都會遇到困難。更糟糕的是如果跟客戶開線上會議,收訊導致聲音斷斷續續,畫面不同步,這樣專業度與印象都會受到影響。

如果各位是習慣有時Workation(邊旅行邊遠端工作),在選擇地點上也應該優先考慮到這一點。之前就常聽到遠端同好說想要去蘭嶼遠端工作,那中華電信是必備的!還有預計工作的地點(不論是住宿或是咖啡廳)也建議事先確認離基地台距離(笑)

■舒適座椅

跟外接螢幕一樣,一天工作時間長,坐得舒服才不會有注意力無法集中的問題。所以窩在沙發比茶几高的地方工作,或是赤腳盤腿窩在沙灘上,對凱威來說都不是合適的遠端工作環境。這就是為什麼一開始有提到,千萬不要對遠端工作有了不切實際的幻想啊!

■滑鼠、鍵盤等周邊

雖然很多人使用Mac號稱不用滑鼠也可以流暢作業,在咖啡廳裡好像用滑鼠看起來很不酷。不過依不同的作業內容,像是剪片、繪圖或是大量PDF的閱覽,升級合適的周邊也可以提升工作效率,其實也是值得的投資。

到現在,凱威的工作區域其實在硬體設備上並沒有很完整。除了網路比較講究,再來外接大螢幕是在去年中才購入的之外,座椅則是始終如一的木椅子~
不過凱威在環境的切換佈置上就做了比較多調整,相信這些也算是在家遠端工作時,很需要規劃的項目之一。

■環境儀式切換

相信有些人是住在套房中,或是工作跟休息睡覺都在同一個空間。這時候在切換環境上下點功夫就蠻重要的。切換有兩個要點:①不變中製造變化、②跳脫「螢幕」與「網路」。

有些人為了保持專注力,試著減少周遭干擾,盡可能維持完全的寧靜。不過長時間反而會讓人變得疲乏無聊,而失去創造力喔。既然是要製造變化,就不要再是停留在「螢幕」上的滑手機,瀏覽網頁或是玩線上遊戲當作休息以及切換的手段了。已經有太多實驗都指出,這並不會讓大腦真正休息到,以下是凱威跟其他遠端同好整理出的環境儀式切換做法,提供各位參考。

☑️ 創造上班前的小小儀式

替自己手沖一杯咖啡,換件衣服,抓個髮型,或是噴點工作香水。
默默暗示自己,要開始進入工作模式囉。

☑️ 休息時間專心撸狗

番茄時鐘的5分鐘休息,千萬不要趕進度了!直接放下手邊工作,家裡有貓的看看牠後空翻,有狗的丟個球讓牠追。如果都沒有,也千萬不要拿起手機回訊息!

可以去樓下買杯咖啡,到廁所做個伸展操,或是把陽台衣服收進來都好,總之要專心休息,把視線從工作區域移開。

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Image from Pexels by Maksim Goncharenok

☑️ 下班後光線調成暖光或是調暗

凱威最近開始會在洗好澡之後,將室內燈光調暗。這個靈感來自iphone的睡眠模式,設定的時間一到,手機進入睡眠模式後,會阻擋不重要的訊息,螢幕亮度自動調低,甚至可以自己製作捷徑,自動播放特定音樂清單。

從環境被動的提醒自己進入另一個模式,現在市面上也有裝在窗簾上的開關器, 隨著手機設定,時間到了就開啟或拉上窗簾,凱威之後也會想要裝上~

☑️ 每一天都安排日記或是閱讀時間

凱威過去以為只有自己會做這樣的事情,特別是日記時間(笑),之後才發現還是有人這麼做,尤其建議在睡前進行。因為人類在睡眠時會進行類似反芻的動作,而這個反芻則是對大腦學習以及記憶扮演很重要的角色!所以在睡前寫寫日記,都可以幫助自己釐清很多事情。

上班再怎麼累,也不要睡前滑手機啊…!!我們可不希望大腦在進行重要資料整理過程中,讀到的盡是短影片或梗圖吧。

寫在最後

其實這篇文章寫著寫著,會覺得有點離題又好像沒有離題。原因是寫的內容其實不管是不是遠端工作的模式,具備良好心態跟技能,都能幫助我們在職場上受益許多。凱威是覺得,不論現在有沒有找到遠端工作職缺,是否是以這樣的模式工作,都可以把這篇提到的技能好好磨練。

即便現在是多一種模式的選擇,對求職者而言,「是否能遠端工作」成為了公司福利之一。但未來,難說「遠端工作力」可能會變成一項工作技能,加分項目。畢竟長期來看,以資方立場而言,遠端工作模式有它的利益與存在價值。

最後,歡迎順道讀讀這一篇 <在家遠端工作面臨的最大困境?執行15個月的真心話分享!>。這裏不藏私的整理出凱威自身經歷,如果各位已經選擇了這樣的工作型態,說不定可以有一些共鳴喔!也很歡迎任何經驗交流與提問。

祝各位在工作與生活上,都能感到更加自信,與自由。

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