在家遠端工作面臨的最大困境?執行15個月的真心話分享!

雖然在台灣,疫情是今年才變嚴重。

反觀全球已經從2020年3、4月左右開始,經歷了一年以上時間。身在海外的凱威也不知不覺正式在家遠端工作了15個月。

這篇文章就以凱威自身經歷分享,走到現在遇到遠端工作最大的問題,以及該如何調整。那些溝通啦,製造儀式感啦都是初期會遇到的障礙。未來如果遠端工作真的成了新常態(New Normal)的一部分,那這條路上可以讓我們學習的還真的是很多很多呢!

從辦公室到完全遠端的心態三階段

在疫情來臨之前,凱威因為工作性質其實有很大部分時間跟主管不在同一空間。因為出差關係,跟團隊的溝通協調也都是遠端進行。
所以蠻早的時候,團隊就有在默默試行導入遠端作業,一直到現在是整間公司完全在家工作。

對於遠端工作,自己的心態也歷經了幾個階段,以下就跟各位分享一下,希望可以讓已經在路上,或是還在考慮的各位可以作為一個參考。

第一階段:更多規則超排斥

故事要從疫情之前講起,凱威在兩年前工作型態是,週一早上五點起床飛台灣,然後大約三週左右的週末飛日本回診跑銀行賞賞花(?
所以幾乎不會進公司。

而當時的主管更”充實”,他是兩週內飛三個點~所以即便我在台灣也很少遇到他。
就這樣那時候我們跟團隊間的交流都是靠文字訊息或視訊。

所以主管提出遠端工作試行,也認同海外一些走在前面的科技業已經開始導入這樣的制度,希望在我們團隊裡小規模執行看看。

首先讓我們兩週挑一天作為遠端日。那天不會過問你人在哪,所以你要去海邊還是山林裡,或是一間不錯的咖啡廳都行。
但前提是一堆規則,要先訂好那一天,當天要準時發訊息報告打卡。訊息要一小時內回覆,電話要隨時可以接,不能有「抱歉收訊不佳」等理由……

凱威那時候心裡想:

平常也是幾乎誰也看不到的遠端工作狀態,原本不用做的現在反而要做??那我寧願不要選遠端日。

海邊就是要玩水,山林裡就是要深呼吸冥想,咖啡廳就是要跟隔壁的閒聊,工作就是在辦公桌前啊!還有免費咖啡跟沙發可以休息。

在公司外的地方,工作效率不可能會高。走進辦公室跟人互動才是最有效激勵士氣的方式啊!

除了自己真的有點排斥之外,因為當時導入試行,讓團隊氣氛多了些猜疑氛圍。

他是不是現在很自在的喝著什麼厲害的飲料,然後跟放假一樣。但這是錯誤認知啊

完了!剛剛電話沒接到…會不會被誤認在偷懶

像這樣其實在這個階段,即便耳聞遠端工作的好,以及它聽起來很酷的地方。但那時候真的覺得好多規則反而不自由,心中排斥的心情佔大部分。

第二階段:簡直天堂高產出

就這樣斷斷續續執行後這件試行導入計畫不了了之。

然後一年後疫情爆發,那時候凱威算是全事業部第一批舉手說要在家工作的人。但當時的原因很單純,通勤時間比其他人長,而且因為路線關係,就算避開尖峰時間電車都是滿員。

其實自己依然對在家遠端工作有點疑慮,只是自己更怕死(笑

之後便意外發現自己更可以專心,而且早上多出一小時可以寫文章或是做自己想做的事情!
漸漸地,體驗到了遠端工作的好處,當然過程中對於跟主管的訊息溝通,以及同在屋簷下的室友之間的調整溝通也花了許多力氣。

不過因為過去工作習慣就比較偏向線上遠端,所以文字的整理跟清楚傳達,視訊會議的進行都相對少了許多適應的時間。
另外常聽到有人說到在家遠端工作的缺點「容易分心」,「生產力下降」倒是沒有發生在凱威身上!

那段時間因為真的除了突然打來的電話之外,都是可以專心作業的時間。不論是處理每天的例行,或是需要思考跟組織的提案製作,都蠻上軌道。

漸漸覺得原來在家遠端工作是可行的!撇除事前的很多規定,透過彼此間不斷溝通調整,真的是可以大大提高生產力。

但凱威還是會認為,那時候的在家遠端跟大家想像中在海邊工作,還是不一樣的。凱威還是認為工作就是在一個固定的地方進行會比較好~

high-efficiency-while-remote-work
Image by Andrea Piacquadio from Pexels

第三階段:一半一半剛剛好

在第二個階段中,生產力大幅提升的同時,也因為「越做越過癮」的奇怪心態,工作時間同時被拉的非常長!那時候凱威知道,完全在家遠端可能無法持續太久。
以下兩個小小的副作用,讓一半一半的在家遠端工作變得更理想。

一、生產力無限上綱,工作時間大超時

再來是一整天非常專注的完成每件工作。即便中途會有小小的休息時間,走動或外出買午餐,但不能避免的心情上開始感到有點孤立,甚至期待線上會議時間(笑

以前還會有路過的點頭招呼,無聊的笑話跟作勢翻的白眼跟同事維繫感情(就是讓他們記得自己的存在跟特色XDD)

現在就算線上開會也不一定可以如此零時差的傳達自己的幽默感,或是對方傳達的情緒也會抓不太到。所以那時候公司也刻意安排每週一天跨部門的線上Shuffle Lunch以及每月一次部門聚餐於線上進行。

二、組織內的活性化需要另外安排活動,以維持個人在組織內的記憶點

疫情穩定後,還在猶豫要不要跟公司提出繼續這模式的需求,公司居然宣布以後將永久導入遠端工作日(Remote-day)。並規定一週有兩天可以在家上班,團隊不得刻意在這兩天安排需要進辦公室的會議或是活動。

雖然會懷念完全遠端的日子,不過在這一半一半的模式,反而自然而然的營造出平衡點。進公司可以被工作氛圍渲染,周圍比較活潑更有一起打拼的夥伴的氛圍。
相反地,也可以安排一些需要專注不受打擾工作項目,在遠端日處理。

凱威會覺得當然如果各位遇上的困難是可以靠團隊調整以及自我管理的方式改善的話,完全遠端也不是什麼問題。不過有些東西真的是比較沒有辦法解決的,就建議也可以像是一週1~2天跟大家碰面去做些平衡。

目前職場氣氛很不錯,所以不排斥偶爾進公司。但也聽說很多職場真的無法久待,會很氣很負面或是很沒有幹勁(?)那我想一半一半就不會是最理想的狀態了。

不過很多研究也顯示進行一半一半的「混合模式」的員工的工作效率滿意度,是比完全遠端工作者來得高的。

在家遠端工作一年後最大困境

經歷了對於遠端工作心態的三個階段,現在回頭看,覺得遇到最大的困境又是什麼?下面讓凱威娓娓道來~!

初期常見優缺點

<遠距工作真的這麼好?面對這趨勢的挑戰該如何prepare yourself>這一篇是凱威在正式執行遠端時整理的,有大家對遠端工作常提到的優缺點,以及在這樣的模式中提升工作效率的方式。

這邊也再次快速列一下優點與缺點。

■優點

・節省成本
・員工滿意度提升
・提升工作成效(可能因個人因素反而效率下降成為缺點)

■缺點

・團隊凝聚力難維持
・員工進度難掌握
・資安防護風險

不過,除了這些在一開始會面臨的困難之外,在真正執行後,而且執行的範圍不是一個單獨的團隊,而是整間公司的時候,勢必將面臨更多且更需要大家一起去克服的困境。

後期可能面臨的困境

團隊之間溝通還算是小事,在大概半年後凱威明顯感覺到自己面臨了一個蠻大的問題。那就是比較無法維持個人動力,感覺到動力消退速度變快。

再跟主管聊過才發現,整個公司不只是自己,其他人也有遇到相同的問題。而這件事情對於組織而言,也會是接下來需要去跨越的困境。

維持個人動力會是中長期需克服的困境

■個人動力的消退原因?

其實不論有沒有遠端工作,維持個人的工作動力本來就是一個大功課。

企業組織透過有競爭力的薪資,生日特休或福利制度(常見的是咖啡零食櫃,開放空間休息區等),提供員工發揮他們專業與潛力的環境,以維持員工動力。

我們自己也會每隔一段時間去檢討身和自己對組織的貢獻以及所獲得的成長,去評估下一個目標,好讓自己能持續工作動力。

struggle-from-remote-work
Image by Tima Miroshnichenko from Pexels

但為什麼這會是遠端工作在後期會發生的最大困境呢?
因為遠端這種工作模式特性會加速動力的消退,原因有幾個。

・評價與升遷難度提升
・與職場的疏離

到頭來問題還是回到「人與人的連結」。(凱威努力在嚴肅有深度的話題加上輕鬆的元素XD)

即便專案順利進行,但除非整件事情都是你獨立完成,不然傳統觀念下我們多半會傾向「眼見為憑」,這樣主管也就容易會有下面的想法。

他常常在公司到很晚,對這案子的努力跟貢獻很明顯。

其他部門總是誇獎他的Project推動力,看起來跟大家處得好又很受親睞與歡迎,績效應該高一些!

2020年王色列理工學院 (Rensselaer Polytechnic Institute) 與西北大學進行的研究就顯示,就算遠端工作與在公司工作員工的升遷次數是差不多的,但加薪的幅度卻小了許多。

另外,如果長期遠端工作,因為大家都沒有進公司,過去那些下班後的小聚或是中午買便當路上的閒聊都會消失。當然像是Gather這樣的虛擬辦公室,可以增加交流,不過我相信各位也明白,那種溫度真的不太一樣~

職場疏離讓員工不再有歸屬感,對於工作的動力勢必也會受到一些影響。所以,如果組織只是因應潮流,就導入遠端工作而沒有配套的制度,將會面臨個人動力快速消退的困境!

■個人可以如何事先做好準備?

先解釋一下該如何維持自己的動力好了,不論是不是遠端工作的形式。凱威自己對於這塊是蠻有心得的,雖不是很確定台灣的職場評價制度怎麼做的,但因為在日本待的公司,都會定期有評價與跟各階級主管的回饋Meeting,也就是我們常提到的目標管理。

通常一個月到半年會進行一次,針對自己的目標,達成狀況,以及過程中遇到的任何問題或是目標之外的貢獻都可以在這時候徹底檢視。帶去跟主管核對,「個人成長」與「組織成長」是不是有在同一個方向跟質量上。

凱威自己除了工作上目標管理之外,也會針對個人每半年或一年去做檢討跟設下目標。剛好年初有寫一篇<這一年過得還滿意嗎?善用冥想做年度回顧迎接嶄新的一年!>,可以讓大家參考。

凱威重視的是先以自身出發,再去看看工作上可以如何搭配,如果所待環境無法做配合,那就該思考是不是該轉換環境。因為只有這樣,確定自己與組織目標是契合的,才能真正為該組織達到貢獻!所以凱威認為不論是否遠端工作,都應該提早養成習慣,以持續維持動力!

隨時檢視自身目標與組織目標是否契合,便能穩定動力。

■企業應該超前部署那些配套解案?

已經有類似目標管理制度的公司,可以透過以下幾件事情強化,好讓員工可以更加重視並發揮其制度最大效果以維持對成員的動力。

・縮短評鑑期間
・增加對談對象
・調整檢視內容
・優化線上聚會品質

因為動力消退速度會比過去進辦公室時還要快,所以若是半年一次進行評鑑,就縮短成1個月或是3個月一次。

過去在公司裡可以跟較多人有互動,所以對談的對象基本上直屬主管就足夠。但在家遠端有了前面提到的特性,所以在對談時也可以多加入對象,可以是常互動的隔壁部門主管,藉此跟其他人討論,對於個人動力維持也會有更好的效果。

再來是內容,除了一般常見的項目之外,企業更應該要因應不同的工作模式而有不一樣的檢視項目,跟員工去做討論。這部分應該會是許多企業容易漏掉的部分。

最後一點凱威必須給現在的職場正面的評價!因為我們過去就是很重視舉辦聚餐或是有趣的活動讓員工可以維持動力。工作都是辛苦的,但希望大家可以辛苦的很開心,並認為自己是有意義的在工作。

像是每週一次的早餐聚會,會訂製附近最有話題的餐點,讓全公司的人邊享用邊開全體會議。每月一次的Pizza Day,每月月底的Party,會將某間餐廳或是酒吧包場,並進行事先規劃好的餘興活動。甚至是半年一次的超大型集團頒獎典禮,請來藝人歌手且全程直播…!

因為疫情關係,這些事情全部無法像過去一樣。可是對公司來說這些事情相當重要,所以他們做了相當多應變。活用線上會議的特性,讓企劃內容發揮最大樂趣。

甚至有一次,舉辦人在家換上泳衣,戴上泳鏡,將背景換成比賽水道,就開始在畫面中模擬游泳競賽。用畫面分割的方式,讓兩邊選手同步演出!靠著大家努力跟有創意的方式,維持了好一段「即使在家遠端,也是很有歸屬感」的工作氛圍。

相反地,如果本身在目標管理或是定期評鑑回饋紹就沒有很落實的組織,那真的應該要趕緊準備。因為這一波,相信越來越多人也明白工作模式可以有更多的選擇。如果沒有趕緊著手部署,長期下則可能因此降低既有員工動力,甚至會流失有才能的員工。

因應大環境調整,會比追求短期利益來得重要。

你現在在哪個階段呢?

phase-for-remote-work
Image by Gerd Altmann from Pixabay

分享完凱威正式在家遠端工作前,到現在經歷的三個階段,以及試著分析目前感受到面臨的最大困難:「維持個人動力」可能的原因與可以做的準備。說不定對大部分人來說,感覺有點遙遠,畢竟目前台灣真的僅限一些新創或是特定產業的職缺,才比較有機會能有這樣的工作模式。

凱威其實也好奇,不知道各位現在是在哪一個階段呢?

「超級不適應!還好解封可以回公司上班了」

「感覺很棒,正在跟公司討論是不是可以往後都這樣工作」

「最近找到遠端工作形式的工作~覺得每天都是天堂」

「沒什麼感覺,單純想要自由一些,所以在查遠端工作相關資訊」

「算自由接案工作者,遠端工作是常態,正在調整的路上!」

相信每個人都會遇到不一樣的挑戰跟障礙,歡迎留言或寄信分享~這樣之後也可以針對不同層面或是主題去探討遠端工作的大小事。帶給大家更多需要的資訊!

如果你是正在找尋相關職缺的人,可以看看這篇<2020年世界遠端工作元年!你真的準備好了嗎?帶你一起踏入遠距工作的行列>。我們都有能力去追求想要的模式,所以不用害怕,如過這一波疫情意外帶給你不同的體驗,那不仿就多多認識,並嘗試看看,說不定真的會有不一樣的收穫喔!

疫情穩定後,我們回得去嗎

其實遠端工作並非完全是疫情下的產物,疫情只是加速了這個變遷。在這之前,國外許多企業早已有類似的工作模式制度。這篇報導提到,太多的調查與數據都顯示出,在家遠端工作趨勢持續不斷成長,且成長速度越來越快。

不僅許多知名網路科技公司相繼宣布,即便疫情結束也會保留這樣的彈性。
員工對於該彈性的看法也更加正面。高達九成員工表示,就算疫情結束也希望可以自由選擇工作地點。甚至有一半的人表示,如果這樣的工作模式完全被取消,會考慮辭職。

過去公司提供「免費咖啡零食」,「開放休憩空間」作為工作福利項目去吸引人才,相信未來將改成提供「線上聚餐預算」,「遠端工作環境設置費」去留住人才了!

科技對於遠端工作的助力也有推波助瀾的效果,除了線上會議軟體(Zoom, Skype, Google Meet),專案管理/協作溝通工具(Trello, Asana, Slack),以及雲端儲存(Dropbox, Google Drive)之外,還有線上簽署工具(Adobe Sign, Docusign)等,有相當多產品與服務去做backup。

所以未來,在家遠端工作模式,只會越來越成熟。

有些工作因為性質關係,本身就容易完全遠端。只是這一波疫情,已經將工作模式做了一個扭轉,很多意想不到的職缺都可以遠端進行。這當中要克服的困難一定也很多。

以下這訪談是要讓各位更有信心!現在我們可以去思考自己喜歡的工作模式,以及生活的樣子。然後替自己去找資源或甚至打造,遠端工作不再只是一個防疫的暫時性作法,而是生活與職場的轉型。

寫在最後

這篇文章被分類在本網站的「邁向理想生活」,是因為凱威認為在家遠端工作,其實也是某種層度提升對自己工作以及人生的掌握度。而正念冥想是提升對自己本身的掌握度,也就是自我覺察。

而對自我相關的事情掌握度越高,你就越可能感受到快樂。

凱威諾特(本網站)這個地方是希望可以提供各位不同讓自己更快樂的方式,除了遠端工作之外,練習正念冥想與打造冥想空間等主題,去跟大家分享~所以如果各位對於這類題材有其他想了解的,或是有很故事願意分享的,都很歡迎訂閱或是寄信跟凱威聊喔!

往後有任何計畫或消息都會讓各位第一個知道的!

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *