遠距工作真的這麼好?面對這趨勢的挑戰該如何prepare yourself

■2020開啟的篇章

凱威過去就對「數位遊牧」「遠端工作」有些興趣。

好像可以到處旅遊

邊旅行邊工作

是不是寫寫日誌遊記就可以過生活

不過這是一開始對這議題的認識,
在閱讀更多相關文章之後,
凱威知道自己會嚮往的原因並不是因為可以一直旅遊。

主要原因是對生活的主導權。

因為有更加充分的主導權,
遠端工作其實容易被誤認為「自己創業」。
不過這邊探討的是越來越多企業,
為了整體的考量(包含成本費用,員工士氣,招募人才成本等),
而積極提供員工另一個工作型態的選擇,
或索性開設遠端工作的職缺。

回到2020年開啟的篇章,
年初爆發的新冠狀肺炎疫情,
幸運的是,
凱威所待公司的Remote Work從「試營運」到「正式開幕」只花不到兩個月!

可能一方面本身就是偏網路科技公司,
企業文化也非常年輕且組織彈性很好,
才使這項專案在設備、網路環境一直到每個團隊的心理照料都有顧及好。

但也因為大部份職位屬於Account Planner,
是一個需要跟客戶及非常多單位溝通聯繫的職位。
所以實際執行起來面臨挑戰也很多。

下面就先跟各位分享一下凱威自己在執行遠距工作將近一年的心得。

∮最滿意遠距工作的地方∮

最喜歡的莫過於通勤時間的節省!

日本工作每天通勤時間,從半小時到坐新幹線兩小時的都有,
遠端在家工作直接每天賺至少一小時。

雖然過去通勤也是可以聽聽podcast或是滑滑新聞。
但如果你可以起床後來個早晨儀式,
煮一壺咖啡再悠閒聽個podcast,是不是更棒!

因為是完整的時間也不會因為轉車分散注意力,
所以你還可以選擇寫寫文章,看看書,或是做個瑜伽!

對!通勤時間的節省這點真的是最最最滿意的了。

∮遠距工作最苦惱∮

・工作的on/off 切換

上班不用通勤,下班也是。
但,什麼時間點算下班?
很容易會讓自己再多做一件事,反正不用擠電車回去,對吧?

或是當你忙起來之後,連早上的「原通勤時間」都直接被拿來工作。
起床簡單梳洗就坐在位置前,
一直做到晚上隨意吃個東西,
洗澡就寢。

這是凱威繁忙時期遇到最大挑戰。

那時候會設一個鬧鐘提醒自己離開位置。
登出工作的通訊軟體,
並且嘗試把工作及私人的桌面分開來。

目的就是希望可以讓自己確實做好on/off的切換。

・培育新人難度

那時候需要培訓新進後輩,
但掌握他的進度與狀況是另一件苦惱的問題。
當對方不主動回報或是找你討論,
你會需要花更多時間去追蹤。

但太頻繁找你一一回報確認事項,
又會造成自己無法專注在工作中。

所以凱威那時候選擇把他的所有代辦都納入自己的待辦事項。
盡可能提醒,然後一週固定一天追蹤進度,
再一天則是聊Mind方面,聽聽他面臨的問題。

■遠距工作真的那麼好?

不只是凱威自身經驗,
以下整理了其他人對於遠距工作的觀點。

不論是企業方或是員工方,
都有各自立場跟想法。
各位如果還沒有機會體驗過,
可以先多聽聽別人怎麼說,
再決定自己適不適合這樣工作型態。

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Image by fauxels from Pexels

∮贊成遠距工作∮

【企業方】

・節省成本

・加速創新

・吸引頂尖人才

・員工滿意度提升

調查指出企業主平均每年能從每個員工身上省下約1萬元美金。

各自在舒適的環境工作,不僅提升工作效率,
對於更有效率的會議也通常能有更有創意的產出。

調查文章也指出,越來越多年輕人表示,遠距工作職缺更能吸引他們想成為該企業成員。
且超過80%的遠距工作受訪者表示,若企業方提供更彈性的工作型態,
他們會對企業更加忠誠。

【員工方】

・提升自主權

・提升工作成效

・提升快樂指數

就跟凱威所想的一樣,遠距工作可以讓自己對工作的自主掌握度更高。
研究更顯示,當員工能掌握工作自主權時,
可減少工作壓力,並提升工作成效。

調查數據顯示,86% 的公司員工表示當他們遠離辦公室的低效會議與吵雜的辦公環境時,
可達到較高的生產力。

根據人力公司調查,遠距工作者在遠距工作後 3 至 5 年內,
快樂指數提升了 11 %,自我價值感也提升了 14%。

∮反對遠距工作∮

【企業方】

・團隊凝聚力難維持

・成員工作進度難掌握

・資安防護風險

到底是人為不允許,還是技術不允許。
即便企業知道遠距有很多好處,但身為主管多半還是不願意團隊遠距工作。

這人禍,可以理解。

大家碰面時間少,工作分頭進行,
時間久了凝聚力可能下降。
就像凱威上面說到的,光是一個新人就讓我這麼煩惱。
總不能整個團隊的待辦事項都列到自己這裡吧。

另外「到哪都能工作」的另一面就是,
其他人從哪裡都有機會進入企業的作業環境。
對於活用網際網路的同時,員工的資安意識教育也需要同步跟上,
才不會不小心釀成大禍。

【員工方】

・造成疏離感

・評價及升遷難度提升

・在家更多干擾

・不熟悉通訊軟體

進辦公室跟人互動,
時常開會討論事情,下班再一起喝一杯舒舒壓。
工作遇到問題拍拍隔壁肩膀就可以請益,
到茶水間吸煙區就可以跟人聊上幾句。

這些在遠距工作下都會消失,
一整天,你就是坐在桌子前沒有跟其他人有多的互動。
順利完成工作會有成就感,但真的會很煩悶!
整個組織久了之後甚至可能少了共患難的情誼呢。

也因為都沒有見到面,主管對成員的績效可能更加重視結果。
作為員工的一方,需要拿出更亮眼的成果才可能被看見(Maruyama and Tietze, 2012)。
更多遠距工作者表示,
反而時時擔心是不是被認為在偷懶,遠距工作起來更是勞心。

有些人感到在家遠距工作更容易收到干擾,
小孩哭鬧或是寵物都會成為干擾。
甚至很多人會誤會遠距工作者,在家不是應該可以做更多家事嗎?

最後是有部分年紀較長的員工也反應改成在家工作後,
很多事情不像進公司處理方便,
要解決太多網路或軟體的使用障礙。

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Image by Ketut Subiyanto from Pexels

■全球趨勢看遠距工作

不論上述優點或是缺點,不能否認的是,
遠距工作在全球已經成為趨勢。

首先是亞太地區,

根據Airbnb調查相關報導
經過這次新冠狀疫情後,各國曾經在家工作的比例為以下。
泰國(34%)、紐西蘭(34%)、澳洲(33%)與韓國(31%)都有超過三成的民眾曾經在家工作,
台灣相對疫情控制較佳,僅約不到兩成(16%)的比例。

再將鏡頭拉到歐洲地區。
現在荷蘭約有 44% 的人在家上班,
而在新型冠狀病毒爆發之前,就有 14.1% 的荷蘭人在家工作。

荷蘭是遠距辦公占比最多的國家,其次是芬蘭。
其他像是英國為 4.7%,美國只有 3.6%。
參考文章

最後拉到美國,更多相關數據也都可以看到,
即使截至2019年,疫情尚未爆發之前,
遠距工作型態已經是一個趨勢且快速成長。

2020年只是一個加速器,迫使更多企業主踏出第一步。

■如何提升遠端工作效率

對於一些最近開始遠距的朋友們,
凱威整理幾個實際上可以執行的作法。

首先,遠距工作守則:
你越自律,就越自由。

我們可以透過以下幾個做法,
練習讓自己不論在工作上或是做自己的專案都可以更自律。

∮自我察覺與自我管理∮

我們要知道花在各種工作事項上的時間是多久,
才能正確安排時間。

所以建議可以抓一個星期,
鉅細靡遺的紀錄自己的作息跟狀態。
起床後的早晨儀式會多久?
是早上比較能集中,還是下午?
多久會起來走動,上廁所喝個水?
每天的routine work需要多久完成?

懂得察覺自己的行為跟狀態,
才有辦法進一步做好自我管理。

∮訂定可完成的Todo∮

了解自己的作息及做事效率之後,
就可以為自己訂定時間表。

例如,
早晨儀式完的前兩個小時會是效率最高的時候,
那就把當天一定要完成的任務安排在這段時間。
放入自己可以完成的工作份量。

午餐之前,處理瑣碎的聯絡事項。
等待回覆的過程可以去午餐。
吃飽後會比較無法集中,
所以安排每天熟練的例行工作。

接著完整的時間處理需要較長時間的資料作成,
或是市場調查等工作。

記得,要透過第一步紀錄的,安排適當可達成的Todo
才能越做越有成就感,
越做越能夠集中注意力。

∮製造儀式感∮

由於前面有提到遠距的缺點之一就是,
on/off無法切換。

所以不論是把工作區域與生活區域分開,
或是自上班前享用一杯熱咖啡,
又或是在完成工作後切換螢幕。

替自己製造儀式感,有助於潛意識把自己準備好。

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Image by judyback from Pixabay

∮人因工程改善∮

其實用個詞太艱難了(笑
它涵蓋範圍很廣,包含作業空間設計,工作環境等等。

為了提升效率,辦公環境的桌椅高度,
是否有雙螢幕,室內光線等都會有所影響,
這就是人因工程的一個範疇。
這篇提到了具體可以遵循的檢查項目,
供各位參考。

一些過去沒有在家工作的習慣,
又或是有些人會到海邊,咖啡廳直遠距工作的人,
務必要留意這點。

偶爾換換環境切換心情可能有效,
但對於要成為一個穩定的遠距工作者,
不考量人因工程的工作環境在長期看並非是一個好的作法。

在荷蘭,雇主甚至有義務到員工家中做一次訪問,
確認其遠端工作環境是否有符合規定。

∮正確地調整心態∮

對於遠距工作,你心中理想的型態是什麼樣子?

思考這件事情會比,
學些遠距工作的小撇步來的更重要。

因為遠距工作跟人生一樣沒有正確答案,
只有自己知道什麼適合自己。
如果選擇遠距工作是希望多點時間陪伴家人,
那在建立工作習慣時,絕對要把家人的陪伴時間切割出來。

如果選擇遠距工作是為了達到身心平衡,
那優先要調整的就會是儀式感切換方式。

所以不會是一味模仿其他人怎麼做,
而是思考遠距工作對於你的價值是什麼,
並努力執行,才能因此落實自己的理想生活!

■該如何做好準備

既然已經是一個全球趨勢,
能夠閱讀到這裡,
想必各位是真的認為這樣的工作型態是心目種理想的樣貌。

這樣的趨勢下,任何人都有機會從任何地方加入某間企業或團隊。
各位將會與世界各國好手競爭,這時候要思考的是,
我該如何準備好自己?

技能上的增進之外,
心態上的調整會是凱威認為最要優先去思考的地方。

想了解更多關於遠端工作的介紹及開始踏出第一步的方法,
可以看看這篇<2020年是遠端工作元年!你真的準備好了嗎?帶你一起踏入遠距工作的行列

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